紙の書類をスマホ1つでスキャンしてPDF化できる「スキャンアプリ」。
契約書や領収書、名刺、手書きメモなどをデジタル化しておけば、あとで検索・共有・整理が簡単になりペーパーレス化も進みます。

従来はスキャナーやプリンターを使っていた作業が、今では無料アプリを入れるだけで即スキャン可能。
撮影時の歪み補正や影除去、ページの自動検出など、スマホアプリとは思えないほど高機能になっています。

「出先で資料を送らなきゃ」
「家にスキャナーがない」
そんなときに無料スキャンアプリがあると、
仕事効率が一気に上がること間違いなしです。

この記事では、「無料で使える書類スキャンアプリ」をテーマに、おすすめのアプリや選び方、注意点を分かりやすく解説します。
ただし、大量の書類を高品質にスキャンしたい場合は、アプリよりも効率的な「スキャン代行サービス」も選択肢になります。

1. 無料スキャンアプリの選び方とおすすめ3選

スキャンアプリは数多くありますが、無料版では機能や精度に差があります。
ここでは、選ぶ際のポイントと、おすすめの無料アプリを紹介します。

選び方のポイント

画質補正・影除去の精度

撮影した書類の歪みや影を自動で補正できるかどうかが品質の鍵。

OCR（文字認識）対応か

PDF内の文字を検索できるようにしたい場合は必須機能です。

クラウド連携の有無

Google Drive、Dropbox、OneDriveなどと自動で連携できると便利。

無料範囲の確認

アプリによっては広告表示や透かし付き保存などの制限があります。

おすすめ無料スキャンアプリ3選

① Adobe Scan

業界トップクラスのOCR精度を誇る人気アプリ。
自動で書類の端を検出し、影や傾きを補正してくれます。
スキャン後のデータはPDF化され、Adobeアカウントでクラウド管理も可能。
ビジネス文書を扱う人に最もおすすめです。

② Microsoft Lens

Microsoft 365ユーザーに最適なアプリ。
WordやOneNoteとの連携がスムーズで、
スキャンしたデータをそのままテキスト化・編集できます。
手書きメモをデジタルノートに整理したい人にも便利です。

③ CamScanner（無料版）

操作が直感的で、補正・フィルター機能が豊富な人気アプリです。
複数ページの書類をまとめてPDF化できるのも魅力。
ただし、無料版では透かしが入る点に注意が必要です。

無料アプリの注意点と限界

無料スキャンアプリは手軽で便利ですが、
本格的なスキャン用途ではいくつかの制約があります。

1. 無料版は機能制限が多い

高画質出力・OCR機能・クラウド保存などが有料プラン限定のケースが多く、
無料のままだとPDFに透かしが入ったり、広告が表示されたりすることも。

2. 画質にばらつきが出やすい

撮影環境によっては光の反射や影が入り、
スキャナーで取り込んだような均一な画質は得にくいです。

3. 大量の書類には不向き

1枚ずつ撮影・補正する必要があるため、
数十枚〜数百枚単位の書類をスキャンするのは現実的ではありません。

4. セキュリティ面の不安

スマホで扱う以上、社外秘資料や個人情報を含む書類のスキャンは情報漏えいリスクにも注意が必要です。

「とりあえずスキャンしたい」レベルなら問題ありませんが、品質や効率を求めるならプロのスキャンサービスを検討すべきです。

クオリティと効率を両立するなら「スキャンマン」へ

無料アプリでは限界がある――
そう感じた人におすすめなのが、スキャン代行サービス「スキャンマン」です。

スキャンマンは、紙の書類・契約書・名刺などをまとめて預けるだけで、
プロのスタッフが高精度スキャン → PDF化 → データ納品までワンストップで対応するサービスです。

スキャンマンを選ぶ3つの理由

圧倒的なスキャン品質

業務用スキャナーを使用し、スピーディにデータ化。
文字もくっきり読みやすく、視認性の高いPDFデータを作成いたします。

機密文書にも対応した安心体制

プライバシーマーク取得済みで基本的に訪問してスキャンするため、
社外秘資料や個人情報を含む書類も持ち出さず安全にスキャン可能です。

手間ゼロで完結

郵送タイプであれば、段ボールやレターパックに詰めて送るだけでOK。
1枚ずつ撮影・補正する必要がないため、
自分でスキャンする時間や労力を大幅にカットできます。

・アプリで簡単に済ませたいなら「Adobe Scan」など
・仕事や保存品質を重視するなら「スキャンマン」がおすすめ

スキャンマンを使えば、
アプリでは実現できない「均一な品質」「作業の効率化」「安心の管理体制」が手に入ります。

まとめ：無料アプリ＋スキャンマンの使い分けがベスト

無料のスキャンアプリは、
「数枚の書類をすぐデータ化したい」ときに最適です。

一方で、
「大量の書類をまとめてデジタル化したい」
「画質や文字の読み取り精度を妥協したくない」
といった場合は、スキャンマンに依頼するのが最も賢い選択です。

紙の書類をデジタル化すれば、
検索・整理・共有が一気にスムーズになります。

無料アプリで手軽に、
スキャンマンで確実に。

この使い分けが、
現代の“スマートな書類管理”を実現する最適解です。

スキャンマンについて詳しくはこちら

スキャンマン定期便の詳しい情報はこちらから↓

定期スキャンで、新しい効率化をはじめませんか？

大判書類のお悩み、ありませんか？

今年一年、たくさんの名刺交換をされた方も多いと思います。
しかし、もらった後の名刺の管理って結構大変ですよね？保管するにも溜まっていくし、捨てるのはなんとなく縁起が悪い。

そんなあなたにおすすめなのが、名刺納め祭。
2019年12月10日〜2019年12月11日にて行われたこのサービス、実際に私が体験してきましたのでご紹介させていただきます！

名刺納め祭は、捨てづらい名刺をEightへスキャンして「奉納」する儀式。
主催するのは名刺管理アプリ「Eight」を運営しているSansan株式会社です。

• 「名刺を捨てるのは相手に失礼」という気持ちからなかなか捨てられずに溜まっている名刺。
• それをまずEightに取り込むことによってデータとして保管します。
• そうしてデータ化した名刺は「奉納」という形で手放して供養する、という流れとなります。

開催時期について

開催場所は、東京都千代田区にある神田明神です。
縁結びの神様である大黒様、商売繁盛の神様である恵比寿様を祀っており、名刺を奉納する上でこれ以上ないほどうってつけの場所と言えるでしょう。
ここで毎年多くのビジネスパーソンが名刺を奉納し、一年の出会いに感謝して新しい年を迎える準備をしています。
まだ行ったことのない方、一度行ったら毎年の風物詩になること間違いなしです！

2015年から始まって今年で4年目になるこのイベント。
2019年の開催時期は2019年12月10日〜12月11日 9:00〜16:00でした。
今年のイベントは終わってしまいましたが、来年も12月の同じ時期に開催する予定です。
「正月事始めの日」にあたる12月13日前後がイベント期間になりやすいですね。

実際に行ってきました

御茶ノ水駅（聖橋口）から徒歩5分、イチョウ並木を抜けた先に神田明神の鳥居が見えてきます。

門前には大きく「名刺納め祭」の文字。
門をくぐると左手に名刺納め祭の受付コーナーがあります。

スマホから事前に申込みした際に送られる申込完了画面を提示し、説明を聞きます。
※申込完了画面を見せるとEightプレミアムクーポンがもらえますよ！
その際、廃棄委託同意書にサインをして受付を済ませます。

名刺取込について

Eightへの名刺取込は期間中いつでも可能です。

今回、会場に設置されているスキャナーは4台ありました。
順番待ちをすることはあるかもしれませんが、100枚以内であればひとりあたり5〜10分もあれば終わります。
そこまで待つことはないと思いますが、時間には余裕を持って行くのがおすすめですね。
また、スキャンの際にはスマホアプリ「Eight scan」をインストールする必要があるので注意してください。
※その場でQRコードを読み込めばすぐにインストール可能です！

祈祷時間

名刺を預けて奉納されていく様子を見届けることができ、無料でご祈祷を受けることができます。

今回のスケジュールは以下の通りです。
事前申込みが必要なので注意してくださいね！

• 12月10日（火）13:00～13:30、15:30～16:00
• 12月11日（水）11:00～11:30、15:30～16:00
  ※各回の受付は、祈祷開始の30分前です。
  ※祈祷が開始された後に途中参加することはできません。

今回の名刺納め祭に参加したことにより、精神的にもとてもスッキリとした気持ちになれました。
名刺を捨てられずに溜めている方、来年はぜひ足を運んでみてくださいね。
ただ、当日大量の名刺をスキャンするのはとても大変。
そのような場合は、事前にスキャンマンの名刺スキャンサービスをご利用ください。
大量の名刺をあらかじめ一気にデータ化しておくことで、当日の動きがかなりスムーズになります。

Eightへの名刺取込はスキャンのプロのスキャンマンへ！

年末のお掃除と一緒に、大量の名刺取込も年末の風物詩になれば幸いです。
一年の出会いに感謝して、2020年をより良い年にしていきましょう。

こんにちは！

11月ももう終わり、すっかり街はクリスマスと年末モードですね。
コンビニや郵便局に立ち寄ると、陳列されてるハガキが目に止まります。

以前のブログ「季節の節目の挨拶「年賀状」-Eight プレミアムのご紹介」で紹介しましたが、年賀状を贈ろうとしている方はそろそろ実際に送付先を整理しなければなりませんね。

今回は、名刺スキャンから宛名データの抽出までの流れについて順を追ってご紹介したいと思います！

Eightプレミアムのおさらい

Eightプレミアムは、月額480円または年額4,800円で名刺情報をもっと有効活用できるサービスです。
提供機能は以下の通りです。 他にも嬉しい機能がたくさんあるので、気になる方は「Eightプレミアムサービス」をご覧くださいね！

• 名刺のおもて面・うら面に記載された全項目をデータ入力
• 最優先でスピーディーにデータ入力
• 名刺データのダウンロード
• お礼メール
• 画像メモ機能
• 連絡先アプリと連携 etc

まずは名刺のデータ化！

スキャンする方法はアプリで1枚ずつセルフで行う方法から、出張サービスまでたくさんあります。
名刺が大量にある場合や時間をかけたくない場合は、スキャンマンと連携しているサービス「出張スキャン」「郵送スキャン」がおすすめです！

ご自分のジョブスタイルにあった方法で、名刺をスキャンしてくださいね！

お申込みは、Eight×スキャンマン郵送プラン (全国対応)またはEight×スキャンマン派遣プラン (東京都23区対象)からお進みください。

データ化したお客様情報を整理しましょう！

Eightでは名刺のデータに「ラベル」「メモ」を付ける機能があります。
登録した名刺の中から年賀状を送りたい相手を選択し、「年賀状」という名前のラベルを付けてみましょう。こうすることで、宛名リストを作る時に作業が楽になります。

データをダウンロードして、宛名づくり！

Eightプレミアムでは、登録した名刺情報のリストをCSV / ContactXML形式で一括ダウンロードができます。

ダウンロードが完了したら、「年賀状」ラベルがついた宛名のみ残るよう加工し、宛名リストの完成です。
※「年賀状」のラベルが付いている場合は、セルに「1」と入っています。ラベルが付いている名刺データを抽出したいときは、[空白セル]のチェックを外してください

ダウンロードの際、ContactXML形式でダウンロードをしておけば、作成した宛名リストを年賀状作成ソフト 「筆王」 「筆まめ」 「宛名職人」 にインポートすることが可能です。
お好みのソフトを選んで、自分ならではの年賀状を作成してみてくださいね！

こんにちは！
前回のブログでクラウドERP freeeについて最後に少しだけ触れましたが、「スキャンマンと連携して便利ってどういう仕組み？」と思った方のために、今回はfreeeの魅力を伝えていきたいと思います！

freeeとは？

バックオフィスを効率化するためのクラウドサービスを提供している会社です。

中小企業を初めとし、「会計freee」「人事労務freee」などたくさんの業務効率化のためのサービスがリリースされています。
他のアプリやサービスと連携することができるので、事務管理全体を楽にしてくれるとても便利なサービスです！

各種クラウドサービスの中では初心者でも分かりやすいつくりとなっており、簿記の知識がない方でも安心してて利用いただけます。

データ化・クラウドサービスのシェア

スキャンマンやfreeeをはじめバックオフィスのサポート・効率化を目的とする会社にとっては、未だに紙媒体のレシートや領有書の管理に手間と労力を割いている企業のお手伝いができればと常々思っております。
書類をデータ化しないデメリットについてはこれまで何度もお伝えしてきておりますが、保管・整理・スペースの確保に余裕がもてれば、バックオフィス業務以外にとどまらず企業全体が良い傾向に向かうので、今後も訴求していけたらいいですね！

freee × スキャンマン

freee × スキャンマン連携では、派遣型スキャン代行サービス「スキャンマン」のスタッフがオフィスに訪問または郵送で、紙媒体のレシートや領収書をスキャンし、「クラウド会計ソフト freee」のファイルボックス（※）へのアップロードを代行します。

これにより、会計ソフトへ手作業で記帳する作業の煩雑さを解消し、更にファイルボックスの自動OCR機能により即時データが反映されるため、帳簿管理の大幅な効率化が可能です。
（※）クラウド会計ソフトfreee内で画像データを保存できる機能です。保存した画像データを実際の取引に結びつけることで、証憑の確認が簡単にできます

料金やお申込みフォームはこちらからご覧ください！

前回のブログでは、軽減税率と絡めて領収書のデータ化をおすすめさせていただきました。
紙のものをデータ化することは、たくさんのメリットがありますよね！
今回は、書類データ化のデメリット・ポイントと、前回の記事で少し触れた各種クラウド経理サービスについて紹介します！

データすることのデメリット

書類の電子化には多くのメリットが存在しますが、デメリットも存在します。
うまい話にはなんとやら〜ではないですが、事前に知っておくべきことなので、ペーパーレス化を始める前に一読ください！

業務のやり方が変わってしまう

ペーパーレス化の導入は、少なからず今までのやり方を変えるということになります。
現場の担当者にとっては、「今までやってきた方法が通じない」ということもあるでしょう。ペーパーレス化を導入する前に「業務がどう変わるのか」を周知徹底しなければいけません。

ITリテラシーに左右される

一概には言えませんが、書類なら直接メモを書いたり、付箋を貼っておくことが出来ますが、電子化すると簡単には出来なくなり、パソコンのモニターやタブレット画面を通じて確認することになります。
画面を見るのに慣れていない方にとってはストレスになるでしょう。社員間のITリテラシーに差があることは仕方のないことですが、業務把握や管理方法に個人差が生じてしまう可能性があります。

システム、ネットワークなどの影響を受ける

どこに居ても必要な情報を取得ができ、資料が劣化しないという大きなメリットがある一方で、システムダウンやネットワークエラーなどのトラブルが発生した場合、情報の取得や保存が一時的にできなくなる恐れがあります。
ITトラブルによる影響を受けやすいため、安定したシステム環境や万が一のときの対処ができる専門的な知識が必要になります。

ペーパーレス化を導入するときのポイント

上記を踏まえて、きちんと抑えるべき点を踏まえてペーパーレス化を始めましょう！
覚えておくと運用しやすい点を以下にまとめました！

管理方法や運用をルール化する

メリットがたくさんのデータ管理ですが、紙と同様、一元管理をするにはルールが必要です。
具体的には、ファイル名・形式・保存場所・メモやタグの付け方などが挙げられます。「この書類はこのファイル」と同様に「このデータはこのフォルダ」等決めておくなど整理整頓し、他の人が検索しやすくなり保管できるようにしましょう。

バックアップをきちんととる

ハードディスクに保存されたデータは、ハードディスクが壊れるとすべて消えてしまう恐れがあります。
データは簡単にコピーできるため、重要な書類は必ずバックアップをとっておきましょう。その際、災害時に備えて社内ではなく社外に保存しておくと安心です。
参照：いざというときに備え、その書類データ化しませんか？

浸透には長期戦で臨む

長年かかわってきた紙書類がデータ化することに対し、抵抗やストレスを感じる方も社内には必ずいます。 また、契約書類については社内間だけではなく取引先の事情や、電子化するためのシステム導入などを考慮すると、ペーパーレス化の浸透には長期的に考える必要があるでしょう。

更にスマートに使いこなそう！クラウド経理サービス

簡単に「自動化」と言っても、データ入力やフォーマット作成など人的作業はたくさんあります。
さらに業務を効率化するため、クラウド経理サービスとの連携はいかがでしょうか？

クラウド会計ソフトのメリット

• 経理初心者でも始めやすい！
  • 経理について学んだことがない人・実務経験がない人でも、分かりやすく入力できる仕組みになっています。

• 銀行口座やカード明細は自動連携できる！
  • ネットバンキング対応の銀行口座の入出金明細や、クレジットカード明細を自動で取得できるので、会計業務に関する作業量を減らすことができます。

• 常に最新のソフトを利用できる！
  • パソコンにインストールして使うソフトと違い、ブラウザ経由でサービスにアクセスするので、利用するのは常に最新のシステムです。 ソフトが更新するたびに再インストールする必要もなく、パソコンを買い替えてもすぐに利用できます。

マネーフォワードクラウドでは、会計処理全般から確定申告、請求書作成、経費精算、給与計算、マイナンバーの収集などにかかる作業をすべてクラウド上で完結させることができます。
※マネーフォワードクラウドの公式サイトはこちら

更にクラウドERP freeeなら、スキャンマンと連携してアップロードすることも可能です！
※freeeの公式サイトはこちら

この機会に、スキャンマンで書類をデータ化し、ERP freeeと連携してバックオフィスを変革していきましょう！

2019年10月1日、ついに消費税が8%から10％へ引き上げられましたね。

増税前に買っておくべきものなど、みなさん買えましたか？
ネットでは、買っておくべきランキングとして家や車、家電、デパコスなど高額な商品がランクインしておりました！

企業への影響について

増税前の大きなお買い物、たくさんのお買い物をするのは、企業も同じです。
総務や経理などコーポレートチームに所属している方は大忙しかもしれませんね。

背景としては以下の影響が考えられるからです。
会社のお財布管理の経理担当は、決済日別に8%と10%で分けて管理をしなくてはならない場面が出てくるでしょう！
多岐にわたる仕事内容をもつ総務担当は、商品購入や契約日を考慮しなくてはならない場面が出てくるでしょう！

もちろん、コーポレートだけでなく、営業マンや広報の方も、お客様先へ出向いたり案内を出したりしたかと思います。
そして、消費税を支払うだけでなく、預かった分を納付しなければなりません。

増税の影響は、日本各地・多くの企業へ及んでいると言えます。

軽減税率について

軽減税率をご存知ですか？
これは、特定の品目に対して消費税を軽減する（8%のまま）という制度です。
今回の消費税10%引き上げとともに、軽減税率制度の施行が日本で行われることになりました。

ほとんどの会社には、経費精算など管理をしている部署が存在しますが、軽減税率対象商品と、標準税率対象商品で区分して売り上げや仕入れを経理する必要があるほか、複数税率に対応した請求書などの交付や保存が必要になります。

なお、軽減税率の対象品目は「酒類・外食を除く飲食料品」「週2回以上発行される新聞（定期購読契約に基づくもの）」となっています。

「飲み物と新聞？」とあまり影響がないように解釈してしまいそうですが、会社経費で購入する水やお菓子、お中元などは軽減税率に該当します。
イベントでは出前やケータリング（※1）を頼んだりしますよね。
そのため飲食や小売りの会社以外にも、軽減税率は大きく関わってくるのです。

…今、上述した対象の例は、実はひっかけ問題でした！

参考元：令和元年10月1日、消費税の軽減税率制度がスタート！

棲み分けの理由を知れば納得できますが、パッと見るだけでは違いが難しいですね…。

食用氷は8%、水道水は10%

学校給食や老人ホームで提供される食事は8%、社員食堂や学生食堂は10%

週二回以上発行される定期購読の新聞は8%、コンビニの新聞や電子新聞は10%

上記のように、酷似したものでも税率が違います。

管理対策をスキャンマンがサポートします！

いかがでしょう。
少し例を紹介しましたが、なんだかとても大変そうって思いませんでしたか？

消費税に関しては、これまで3%、5%、8%…と増税の経験はありましたが、軽減税率は、今回日本ではじめての導入となります。
とても細かくややこしいですが、会社ですから正しい区分で計上しなくてはなりません。

「この領収書は8%」「この契約金は10%」…と、大量の資料を手作業でさばくのは大変でしょう。

そこで、書類をデータ化しておけば見たいときにいつでも探せますし、社内への共有が楽になります。
他にも、収納していたスペースが空いたり、色褪せや紛失も防げる利点があるため、管理全般が一段と楽になりますよ！

さらに、各種クラウド経理サービスと連携すれば、管理・税金判別などの面倒な経理作業もスマートにできるようになります。
これからの時代、クラウド経理サービスをうまく活用していきましょう！
まずは、領収書のデータ化から始めてみませんか？

避けては通れない消費税…
影響を免れられない軽減税率…

今後の管理についてご不安な経理担当の方！ぜひスキャンマンにご相談ください。