いざというときに備え、その書類データ化しませんか?

いざというときに備え、その書類データ化しませんか?

みなさんは日本に「防災の日」があることをご存知ですか?
防災の日が制定されたのは1960年で、これは1923年に発生した関東大震災にちなんで付けられたものです。
また、「災害への備えを怠らないように」との戒めも込められているそうです。

目を逸してはいけない自然災害は、決して他人事ではありません。

つい最近千葉県をはじめ関東を襲った台風15号でも甚大な被害があり、書類が大量に水没したという会社もあったそうです……。


被災された方がたに心からお見舞い申し上げます。


気候や地殻変動の多い日本では災害はつきものではありますが、今回は「災害に備えて書類をデータ化しよう」という記事になります。
日本で起こりうる自然災害が、企業へどのような打撃を与えるのか混じえながら、紹介していきますね!

企業防災について知りましょう

災害に対して企業が行う取り組みとしてある「企業防災」には、2つのアプローチがあります。

■ 防災

  • いざというときの避難シミュレーション、建物の耐久・非常食の常備など、人やモノを守るためのアプローチ
  • ■ 事業継続

  • 体制構築・経営に関する意思決定ルール作成など、事業を迅速に復旧・修正させるためのアプローチ
  • 重要なのは、この2つのアプローチが密接して取り組まれていることです。

    例えば、防災訓練の成果があり、災害時に物的被害を最小限に抑えたとしても、他社や顧客へのサービスが停止するなどの影響や、事業そのものの復旧の見通しがつかない状態が続いたりすれば、企業の存続は危ぶまれたままです。
    さまざまな損害を最小限にとどめるためには、「防災」と「事業継続」は同時に推進していかなければなりません。

    企業継続について知りましょう

    それぞれのアプローチについて概要を述べましたが、ここでは「事業継続」について深掘りしていきたいと思います。

    事業継続は、被災に際して重要な事業が存続できるよう取り組むことを重点としています。

    企業が扱う様々な「重要書類」も、破損・紛失をしては大打撃を与えてしまいますね。
    重要書類とは、企業と顧客間の契約書や、預貯金関係、有価証券、領収書や個人情報書類など、たくさんあります。
    中小企業庁では、以下を重要書類の保管例として以下を挙げています。

    1. 重要書類は、コピーをとり事業所とは別の場所に保管しておく。
    2. 事業所内では重要書類を耐火性の金庫等に保管する。
    3. 策定したBCPは、緊急時にすぐに参照できるようにしておく。コピーを事業所とは別の場所に保管しておく。

    重要書類はデータ化しましょう

    保管例についてスキャンマンでは、これに加え「重要書類のデータ化」を推進します。
    災害時の事業継続を推進するにあたり、重要書類のデータ化は大きく取り組んでいることと言えるためです。

    スキャンマンでは、スキャンした情報をGoogle Drive・USB・HDD・クラウドストレージサービスなどに保存することが可能となります。
    書類をデータ化しておけば、「コピーした重要書類も破損してしまった」「保存していた金庫ごと紛失してしまった」といった事態が起こることはありません。より安全で、よりリスクを軽減できるでしょう。

    もちろん、書類をデータ化しておくことで、災害時のリスク軽減だけではなく、日焼けなどで資料が劣化することや、アクセス権限やパスワードでセキュリティ対策など、日々のリスクも回避することができます。

    ここは地震大国日本。
    万が一のことを考え、企業防災への取り組みと、大事な書類は今のうちにデータ化しましょう!

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