個人情報保護方針
【個人情報保護の理念】
スキャンマン株式会社（以下、当社）は、企業並びに個人のお客様向けのスキャンサービスを核とした事業活動を行っています。事業活動を通じてお客様から取得する個人情報及び当社従業者の個人情報（特定個人情報を含む、以下「個人情報」という。）は、当社にとって重要な情報であり、その個人情報を確実に保護することは、当社の重要な社会的責務と認識しております。
したがって、当社は、事業活動を通じて取得する個人情報を、以下の方針に従って取り扱い、個人情報保護に関して、お客様及び当社従業者への「安心」の提供及び社会的責務を果たしていきます。
【方針】
1．個人情報の取得、利用及び提供に関して
・適法、かつ、公正な手段によって個人情報を取得いたします。
・利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報を利用いたします。
・個人情報を第三者に提供する場合には、事前に本人の同意を取ります。
・取得した個人情報の目的外利用はいたしません。そのための措置をPMSに定めます。
・目的外利用の必要が生じた場合は新たな利用目的の再同意を得た上で利用いたします。
2．法令、国が定める指針その他の規範（以下、「法令等」という。）に関して
個人情報を取り扱う事業に関連する法令等を常に把握することに努め、当社事業に従事する従業者（以下、「従業者」という）に周知し、遵守いたします。
3．個人情報の安全管理に関して
・個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、又はき損などの様々なリスクを防止すべく、個人情報の安全管理のための迅速な是正措置を講じる体制を構築し維持いたします。
・点検を実施し、発見された違反や事故に対して、速やかにこれを是正するとともに、弱点に対する予防処置を実施いたします。
・安全に関する教育を、従業者に徹底いたします。
4．苦情・相談に関して
個人情報の取扱いに関する苦情及び相談については、個人情報問合せ窓口を設け、迅速な対応が可能な体制を構築し、誠意をもって対応いたします。
5．継続的改善に関して
・当社の個人情報保護マネジメントシステムは、個人情報保護のため、内部規程遵守状況を監視及び監査し、違反、事件、事故及び弱点の発見に努め、経営者による見直しを実施いたします。これを管理策及び内部規程に反映し、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。
・改善においては、法令等及びJIS Q 15001に準拠いたします。
制定日 2014年9月8日
改定日 2018年4月1日
スキャンマン株式会社
代表取締役 杉本 勝男
個人情報の取扱いについて
１．個人情報の利用目的
当社は、事業活動で取得する個人情報を以下の目的で取り扱います。
（1）顧客等からお預かりする情報
データ化作業等のため
（2）資料請求やお問い合わせを頂いた方の情報
お問い合わせへの対応、サービスに関するご案内
(3)お客様・お取引先情報
お客様・お取引先との連絡、契約の履行、履行請求等
(4)採用候補者・応募者の方に関する情報
採用選考、連絡
(5)社員情報
人事、総務などの雇用管理
2．保有個人データ又は第三者提供記録に関する事項の周知
（1）当社について
スキャンマン株式会社
〒103-0014 東京都中央区日本橋蛎殻町2-12-3 ワイケイ日本橋ビル3F
代表取締役 杉本 勝男
（2）個人情報保護管理者
下記 ３．個人情報の問合せ窓口をご参照ください
（3）保有個人データの利用目的
１項(2)～(5)をご参照ください。
（4）保有個人データの開示等の請求手続きについて
当社がご本人様又はその代理人様から、当社が保有する保有個人データに関して利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、並びに第三者提供記録の開示（以下、“開示等の請求”という。）にご対応させていただく場合の手続きは、下記のとおりです。
① 開示等の請求の申出先
開示等のご請求については、個人情報開示等請求書に必要書類を添付の上、郵送によりお願いいたします。請求書を当社へ郵送する際には、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。
なお、封筒に朱書きで「個人情報開示等請求書在中」とお書き添えいただければ幸いです。
②開示等の請求における提出書面
開示等のご請求を行う場合は、個人情報開示等請求書に所定の事項を全てご記入の上、ご郵送ください。
③ ご本人様確認
当社は開示等請求者のご本人様確認のため、お電話による照合を行います。ただし電話による照合が出来ない場合、運転免許証、住民票、健康保険証等のコピーを提示していただく場合がございます。
④代理人様による開示等のご請求
開示等のご請求をすることについて代理人様に委任する場合は、個人情報開示等請求書に加えて、下記の書類をご同封ください。
1) 代理人様本人であることを確認するための書類（コピー）
運転免許証、住民票の写し、健康保険証の被保険者証のいずれか１点
※コピーは本籍地を塗りつぶしたものをご用意下さい。
2) 委任状（ご本人様により委任状に捺印し、その印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。代理人様が親権者などの法定代理人のときは、委任状に代えて、ご本人様との関係がわかる書類をご提出いただくことも可能です。）
⑤開示、利用目的の通知のご請求に関する手数料
個人情報の開示及び利用目的の通知をご請求する場合、１回の請求ごとに、500円（税込）の手数料をいただきます。
500円分の郵便定額小為替を提出書類にご同封ください。
郵便定額小為替のご購入のための料金及び当社への郵送料はお客様にてご負担ください。
なお、手数料が不足していた場合、及び手数料が同封されていなかった場合は、開示、利用目的の通知は致しかねますので、ご注意ください。
⑥開示等のご請求に対する回答方法
請求者の請求書記載住所宛に書面によってご回答いたします。
（5）保有個人データの安全管理のために講じた措置
当社では、保有個人データを安全に管理するため、必要かつ合理的な措置を講じています。
① 基本方針の策定
個人情報の適正な取扱いの確保のため、個人情報保護方針を策定し、全社で個人情報保護に取り組んでいます。
② 個人情報の取扱いに係る規律の整備
個人情報保護マネジメントシステムに基づき、個人情報の取扱い全般に関して基本的な取扱い方法を整備し、全社に周知･徹底しています。
③ 組織的安全管理措置
当社の定める個人情報保護マネジメントシステム内部規程に従い、個人情報が適正に取扱われていることを定期的に点検しています。
従業者から責任者に対する報告連絡体制を整備しています。
④ 人的安全管理措置
個人情報の取扱いについて、従業者に定期的な研修を実施しています。
個人情報を含む業務情報の非開示契約を従業者と取り交わすとともに、違反時の罰則について内部規程に定め、周知を徹底しています。
⑤ 物理的安全管理措置
個人情報の取扱権限を持つ者以外が容易に個人情報の取扱いや閲覧ができないよう、施錠管理等を徹底しています。
個人情報を取扱う情報機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するため、保管場所へのアクセス制限や鍵の管理を徹底しています。
従業者に対し、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合は、常時携行することを指導し、盗難時の漏えい防止策を講じています。
⑥ 技術的安全管理措置
個人情報を取扱うことのできる機器や個人情報へのアクセス権限を付与し、限定された者のみにアクセスを許可しています。
また、外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
⑦ 外的環境の把握
当社では、個人情報の国外移転はありません。
⑧ 委託先の監督
当社では、個人情報の取扱いに関する委託先について、当社と同等以上の個人情報保護水準を確保できるよう委託先の選定基準を設けるとともに、委託先と個人情報の取扱いについて、必要な条項を含む契約を締結しています。
選定した委託先に対しては、定期的に再評価を行い、必要な監督を行っています。
3．個人情報のお問合せ窓口
スキャンマン株式会社お問い合わせ窓口
【個人情報保護管理者】 取締役社長 杉本 勝男
【住 所】〒103-0014 東京都中央区日本橋蛎殻町2-12-3 ワイケイ日本橋ビル3F
【連絡先】Mail：info@scanman.in TEL：050-3394-3798
４．認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内
03-5860-7565 ／ 0120-700-779
※上記は当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございませんのでご注意ください。
※当社の個人情報の管理が適切でないと判断した時は、まず当社に苦情を申し立ていただきたいと存じますが、当社の対応が満足できない場合、お客様は上記の「認定個人情報保護団体」へ苦情を申し立てることが出来ます。
個人情報保護方針（様式最終改訂日：2018年4月1日）、文中_個人情報の取り扱いについて（様式最終改訂日：2024年4月1日）
