領収書の電子化、注意点を知ってさらにスマートに使いこなそう!

領収書の電子化、注意点を知ってさらにスマートに使いこなそう!

前回のブログでは、軽減税率と絡めて領収書のデータ化をおすすめさせていただきました。
紙のものをデータ化することは、たくさんのメリットがありますよね!
今回は、書類データ化のデメリット・ポイントと、前回の記事で少し触れた各種クラウド経理サービスについて紹介します!

データすることのデメリット

書類の電子化には多くのメリットが存在しますが、デメリットも存在します。
うまい話にはなんとやら〜ではないですが、事前に知っておくべきことなので、ペーパーレス化を始める前に一読ください!

業務のやり方が変わってしまう

ペーパーレス化の導入は、少なからず今までのやり方を変えるということになります。
現場の担当者にとっては、「今までやってきた方法が通じない」ということもあるでしょう。ペーパーレス化を導入する前に「業務がどう変わるのか」を周知徹底しなければいけません。

ITリテラシーに左右される

一概には言えませんが、書類なら直接メモを書いたり、付箋を貼っておくことが出来ますが、電子化すると簡単には出来なくなり、パソコンのモニターやタブレット画面を通じて確認することになります。
画面を見るのに慣れていない方にとってはストレスになるでしょう。社員間のITリテラシーに差があることは仕方のないことですが、業務把握や管理方法に個人差が生じてしまう可能性があります。

システム、ネットワークなどの影響を受ける

どこに居ても必要な情報を取得ができ、資料が劣化しないという大きなメリットがある一方で、システムダウンやネットワークエラーなどのトラブルが発生した場合、情報の取得や保存が一時的にできなくなる恐れがあります。
ITトラブルによる影響を受けやすいため、安定したシステム環境や万が一のときの対処ができる専門的な知識が必要になります。

ペーパーレス化を導入するときのポイント

上記を踏まえて、きちんと抑えるべき点を踏まえてペーパーレス化を始めましょう!
覚えておくと運用しやすい点を以下にまとめました!

管理方法や運用をルール化する

メリットがたくさんのデータ管理ですが、紙と同様、一元管理をするにはルールが必要です。
具体的には、ファイル名・形式・保存場所・メモやタグの付け方などが挙げられます。「この書類はこのファイル」と同様に「このデータはこのフォルダ」等決めておくなど整理整頓し、他の人が検索しやすくなり保管できるようにしましょう。

バックアップをきちんととる

ハードディスクに保存されたデータは、ハードディスクが壊れるとすべて消えてしまう恐れがあります。
データは簡単にコピーできるため、重要な書類は必ずバックアップをとっておきましょう。その際、災害時に備えて社内ではなく社外に保存しておくと安心です。
参照:いざというときに備え、その書類データ化しませんか?

浸透には長期戦で臨む

長年かかわってきた紙書類がデータ化することに対し、抵抗やストレスを感じる方も社内には必ずいます。 また、契約書類については社内間だけではなく取引先の事情や、電子化するためのシステム導入などを考慮すると、ペーパーレス化の浸透には長期的に考える必要があるでしょう。

更にスマートに使いこなそう!クラウド経理サービス

簡単に「自動化」と言っても、データ入力やフォーマット作成など人的作業はたくさんあります。
さらに業務を効率化するため、クラウド経理サービスとの連携はいかがでしょうか?

クラウド会計ソフトのメリット

  • 経理初心者でも始めやすい!
    • 経理について学んだことがない人・実務経験がない人でも、分かりやすく入力できる仕組みになっています。
  • 銀行口座やカード明細は自動連携できる!
    • ネットバンキング対応の銀行口座の入出金明細や、クレジットカード明細を自動で取得できるので、会計業務に関する作業量を減らすことができます。
  • 常に最新のソフトを利用できる!
    • パソコンにインストールして使うソフトと違い、ブラウザ経由でサービスにアクセスするので、利用するのは常に最新のシステムです。 ソフトが更新するたびに再インストールする必要もなく、パソコンを買い替えてもすぐに利用できます。

マネーフォワードクラウドでは、会計処理全般から確定申告、請求書作成、経費精算、給与計算、マイナンバーの収集などにかかる作業をすべてクラウド上で完結させることができます。
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更にクラウドERP freeeなら、スキャンマンと連携してアップロードすることも可能です!
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この機会に、スキャンマンで書類をデータ化し、ERP freeeと連携してバックオフィスを変革していきましょう!

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