毎日増えていく文書…効率的に管理するには？-定期的な電子化で業務効率化しませんか-

請求書・契約書・名刺・プレゼン資料・社内報・・・
その他にも様々な紙媒体が毎日発生する中、社内でこのような問題はありませんか？


「書類が見つからない、誰が持っているのかわからない」

「書類保管のコスト、書類の社内スペース圧迫」

「ミーティングの度にコピー作業、出先で書類を確認したい」

「書類持ち出しによる紛失、災害時の消失リスクが不安」



このような問題を解決すべく、
書類の電子化を検討・実施している会社様も多いのではないでしょうか。
上記に上げた問題を元に、書類電子化の効果をお伝えいたします。

書類電子化によって期待できること

①書類を探す手間と時間を削減

「情報検索をもっと早く簡単に」

適切なPDFファイル名やOCR(自動文字認識機能)をつけることによって

データ内で書類を検索し、探し当てることが可能になります。
検索の仕方によっては、過去資料の閲覧をスムーズにしたり、
同時確認・共同編集によってより円滑なコミュニケーションに貢献したりすることが可能です。

②スペースの確保

「書類の保管費用の削減・書類の保管場所の有効活用」

棚、倉庫、キャビネットなどの収納スペースが削減できます。

書類で圧迫されていた空間をより利便性の高いスペースへ活用できます。


③社内共有

「社内の情報共有をより効率的に」
様々なクラウドサービスを活用することにより、いつでもどこでもデータの閲覧・編集が可能に。
出張先や通勤途中でも社内の資料を確認できます。
また、同時に複数人で同じデータを見ることができるのでスムーズな資料共有が可能となり、
ミーティングなどにも活躍します。

④セキュリティー

「電子保存で解決」
データのバックアップが取れるため、万が一書類が紛失してしまった場合も安心です。

クラウドツールを使用すれば閲覧・編集管理なども可能に。

大事な書類にはパスワードの設定などもできます。

いざ電子化をしても、日々発生する書類が０になるわけではありませんよね。
どうしても紙で交わさなくてはならない契約書もありますし、請求書や人事書類や名刺も……。
やはり紙データは少なからず発生してきます。

そこで弊社スキャンマンでは、定期的な書類の電子化を推奨しています。
日々増えていく書類を「定期的に」電子化することで、常にペーパーレスなオフィスに。

書類が発生してからすぐにデータ化を行うことで
データでの共有や承認、管理を今までよりもより早く・スムーズに行うことができます。

ぜひスキャンマンで定期的な書類電子化をはじめてみませんか？

スキャンマンとは

スキャンマンは、その名の通り様々なものをスキャンをする会社です。

書類・名刺・領収書・契約書…、様々なものをデータ化します。
自分でデータ化した場合、
機材を準備する時間や実際にスキャンする作業に膨大な時間がかかりますよね？

スキャンマンにお任せすれば、全て自分の時間に！
空いた時間でより有意義な作業に集中できます。

早くて安くて丁寧に、データ化させていただきます。

スキャンマンについて詳しくはこちら
スキャンマンってなに？-書類のデータ化で管理をスマートに

スキャンマン定期便

お客様のオフィスまでスキャナーを持ち込み、その場でスキャンさせていただきます。
出張・派遣で作業するので、機密書類も安全にデータ化。
スキャンマン定期便では、
お客様にスキャン物の郵送をしていただく手間は一切ありません。

梱包などの手間がないだけでなく、郵送することによる資料の紛失のリスクなどもなくすことができます。

スキャンだけでなく、契約書の製本・郵送作業なども行わせていただきます。

スキャンマン定期便で行うメリット

スキャンマン定期便は、定期的にお客様先にお伺いするサービスです。

例えば週に1回3時間や、週に3回3時間ずつ、はたまたお客様のご要望に合わせた間隔で…
 私たちスキャンマンがお客様の元にお伺いいたします。

 時間内であれば、社内に発生する様々な書類を電子化対応させていただきます。

 定期でお伺いするので、毎回のお見積りやヒヤリングなどに時間を割かず、ご担当者様の業務時間も創出させていただきます。

スキャンマン定期便の詳しい情報はこちらから↓

定期スキャンで、新しい効率化をはじめませんか？