今さら聞けない「ペーパーレス化ってぶっちゃけなんなのさ?」

今さら聞けない「ペーパーレス化ってぶっちゃけなんなのさ?」

社内に書類が溢れていて、何がどこにあるのかわからない。
この間貸したあの資料、今見たいのに全然返ってこない。
など、上記のような事象に悩むことがあったのなら、
あなたの会社はぜひ、ペーパーレス化で環境を変えるべきです。

ペーパーレスとは

ペーパーレスとは、名前の通り、紙を削減することです。
具体的には、紙媒体で執り行われていた事をデジタル化して活用することをさします。
例えば、
・会議で配られる書類を紙媒体で配布するのではなく、データで共有し確認する
・捨てることのできない資料を電子化して保管する
・電子書籍を購入し、紙面ではなくタブレット等で閲覧をする
...等がペーパーレス化の一例です。

オフィスのペーパーレス化を進めること

オフィスのペーパーレス化を進めることは、

1. 印刷のコストを削減する
2. 資料を検索機能で探すことができる
3. 社内共有が楽になる
4. セキュリティ対策ができる
5. オフィスがキレイになり、環境にも優しい

などのメリットが主に挙げられます。

①印刷のコストを削減する

インク代や印刷機自体の維持費など、
紙で書類を作成するには、継続コストがかかります。
ペーパーレスをすることで必要なものだけを印刷することが可能なため
必然的にインク代や維持費の削減に繋がり、経済的です。

②資料を検索機能で探すことができる

書類をデジタル化する際に、
適切なPDFファイル名やOCR(自動文字認識機能)をつけることによって

データ内で書類を検索し、探し当てることが可能になります。

検索によっては過去資料の閲覧をスムーズにしたり
同時確認・共同編集によって、
より円滑なコミュニケーションにを創造できます。

③社内共有が楽になる

現代には様々なクラウドサービスが存在します。

データをクラウドサービスに入れておく事でいつでもどこでも、データの閲覧・編集が可能になります。
出張先や通勤途中でも社内の資料を確認できますし、同時に複数人で同じデータを見ることができるので、

スムーズな資料共有が可能となり、ミーティングなどにも活躍します。

④セキュリティ対策ができる

デジタル化の強いところはデータのバックアップが取れるため、
万が一書類が紛失してしまった場合も安心できることです。
上記で紹介したクラウドツールを使用すれば、閲覧・編集管理なども可能に。
大事な書類にはパスワードの設定などもできます。

⑤オフィスがキレイになり、環境にも優しい

印刷物を減らすことで、環境にも優しく、
いままで書類が置かれていた為活用出来なかった
棚、倉庫、キャビネットなどの収納スペースも
有効的に活用できるようになります。

ペーパーレス環境にするために

メリットの多いペーパーレス化ですが、
実は、すべての書類をデータ化できるわけではないのでとても注意が必要です。
データの形で保存してもよい書類の中でも、
特に法定文書については「e-文書法」によって条件が定められています。
決算書類・契約書・領収書などの書類は、
電子データとして保存できるようになりましたが
注意しなくてはならないことも多く、ご自身でのデジタル化はかなり難しいことと思います。

デジタル化できる・出来ないがある、しかも注意点も多いだなんて、
ペーパーレスにするにあたって、どうしたらいいのか。
皆さん余計にお困りのことと思います。

そんな時は、ぜひペーパーレス化のプロにお任せください。

スキャンマンとは

スキャンマンは、その名の通り様々なものをスキャンをする会社です。
書類・名刺・領収書・契約書…、様々なものをデータ化します。
電子化に伴う様々な問題もスキャンマンにお任せください。


早くて安くて丁寧に、データ化させていただきます。

スキャンマンについて詳しくはこちら
スキャンマンってなに?-書類のデータ化で管理をスマートに

スキャンマンは多種多様なクラウドサービスと連携しており、
スキャンした書類のアップロードまで行わせていただきます。

お悩みに合わせたサービスのご案内や、効率的な管理方法など、書類管理に関するご提案もさせていただきます。

一気にペーパーレス化を進めるのは、とても不安と思っている方には
新サービスの「スキャンマン定期便」をおすすめいたします。

スキャンマン定期便について詳しくはこちら
スキャンマン定期便とは?-定期的に書類をスキャン!快適な業務環境を創造しませんか?-

御社の「ペーパーレス促進スタッフ」としてスキャンマンがお役にたてれば幸いです。
ぜひ一度、ご相談くださいませ。

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スキャンマン定期便

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