オフィスの整理整頓-皆さんの職場は、気持ちよく仕事のできる場所ですか?-

オフィスの整理整頓-皆さんの職場は、気持ちよく仕事のできる場所ですか?-

皆さんの職場は、気持ちよく仕事のできる場所ですか?
机に溢れる書類、ずっと開けていないダンボール、
使わないのにずっと机上に並ぶ物たち。
お客様の来客時にも気持ちよくお迎え出来ない。
そんな気持ちになったことはないでしょうか。

自身の家であれば、全て自分のものですから
自身の判断の元、整理整頓を進められます。
しかし、オフィスという共有スペースとなると
机やロッカーなどの個人スペースと、
書類棚や資料室など皆で共有するスペースがあり、どこから手をつければいいのか
何をどのように整理整頓するのか、手を出すことが出来ず
だんだんと整理整頓が先延ばしに。なんてこと、多いのではないでしょうか。

オフィスの整理整頓には様々なメリットが!

手をつけ始めるのが難しいオフィスの整理整頓ですが
一度始めることで得られるメリットはとても効率的なものです。

整理されることにより、捜し物にかかる時間を削減

仕事で求められることの一つに効率化というのがあります。
そんななかでも日本人は年間150時間、1日8時間労働だとして、
約19日分(150時間/8時間)の時間を探しものに使っているそうです。
整理整頓がされることで、無駄な時間を削減することも、
その時間分の経済的な効果も回収ができます。

業務に集中できる

オフィスが整理整頓されていない状態では
視界に入る書類などが気になり、集中力が分散して、生産性が落ちてしまいます。
常に整理整頓されていれば、精神的にもスッキリした気持ちで
業務に取りかかることが出来ます。

余分なものが減るのでスペースが空く

日頃使っていなかったものや書類を処分することで
今までデッドスペースとなってしまっていた場所が空き
オフィスを広く使えるようになります。

いつもきれいな状態をキープできる

余分な物を処分・収納することで、掃除がしやすくなり、
常に綺麗な状態をキープしやすくなります。

具体的な整理整頓術

メリットの多い整理整頓ですが、一体どのように進めていけばいいのでしょうか。

計画する

最初に行いたいのは「計画を立てる」ことです。
「いつから」「どこから」「どのように」整理整頓をするのか、
簡単な計画をたてることで、分担もしやすくなります。

不用品を処分する

個人の机やロッカーの中・共有の書類棚・書庫など、
普段使っていないものがたくさんあるのではないでしょうか。

不良品処分におけるポイントは下記の3つです。
・いらないものは捨てる
・いるものは分類しておく
・分類と決めた配置を徹底する

置き場所を決める、ルールを決める

いるものは分類して、置き場所を決めます。
せっかく整理したにもかかわらず、数日経過すると
戻ってしまうなんてこともあるかと思いますので、
帰り際にデスクにものは置かないや、
出したものは必ず決められた場所にしまうなど、
しっかりとルールを決めておくことも大切なことです。

オフィス全体の整理整頓に関して記載して来ましたが
特に困るのは書類関係のものではないでしょうか。

書類が溜まっているけれど、必要なものも・不要なものもが混ざっている。
そんな状態の場合は、まず必要か不要かを分別するところから始めましょう。
重要度や使用頻度に応じて書類を分別し、
収納場所を分けてたり決めたりしておくとスムーズになります。

法律上、どうしても捨てることが出来ない書類も多々あるかと思います。
引き出しやファイルボックスにしまっておくことももちろんなのですが、
あまり必要になることはない書類が特に多い場合、トランクルームの活用も有効かと思います。

書類の電子化

昨今では、書類の電子化も人気があります。
保存が必要な書類のすべてが電子データのみで保存できるわけではありませんが
普段よく使うことがある
・決算書類
・契約書
・領収書
などの書類をスキャン、電子データとして保存ができます。
書類をデータ化し、紙を減らすことは政府も推し進めているのです。

弊社スキャンマンでは、
オフィスのペーパーレス化のお手伝いをさせていただいております。

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