契約書管理はこれで決まり!-Agreeで効率的な契約書管理-

契約書管理はこれで決まり!-Agreeで効率的な契約書管理-

全ての取引は契約書によって成り立っていることと思います。

日々さまざまな契約書が発生している中、
みなさんは、どのように契約書を管理していますか?

原本をファイリングして管理するのはもちろん、昨今では、データでの電子管理も主流になっていることと思います。
様々な電子契約管理サービスがある中、今回はAgreeをご紹介いたします。

電子契約書

電子契約とは、今まで書面にて締結していた契約を、電子データを用いて行う契約を指します。

電子データは電子署名やタイムスタンプが押されることで法的拘束力を持ち、書面での契約同様に取引を行えます。

印紙税や郵送費などのコストがかからないことや、
製本・郵送の時間がかからないことにより締結までのスピードが早いことが注目を集めています。

Agree できること

Agreeでは、契約書管理に関わる様々な業務を
より効率的に行うことができる機能が沢山あります。

リマインド機能

契約書には、各契約ごとに有効期限が設けられています。
条件にもよりますが、契約期限が過ぎたら自動的に契約が更新されてしまったり、契約解除となってしまったり。
全ての契約期限や更新確認期限を手作業で把握するのは、困難でミスも生じます。

Agreeの契約書管理では、
各契約ごとに”リマインド通知”の設定を設けることが可能です。
定期的に契約の更新が必要な場合、
事前に設定した日にメール通知を行うことができるため、契約の更新・解約漏れを防止できます。

書面契約登録(一元管理)

最近では、電子契約書を扱う企業も増えてきました。
電子契約の仕組みを導入しても、紙の契約書がすべてがなくなることはなく
あの契約は電子と紙、どちらで行なったのだっただろうか。
などと困ることはありませんか?

Agreeではすでに紙で交わした契約書もスキャンし、PDF化することで電子契約書と一元管理が出来ます。

社内スペースの圧迫解決はもちろん、紙媒体の契約であったか、電子での契約だったかなど、
悩む時間を削減することもできます。

契約情報登録・検索

取引先と直接契約を結ぶ営業職のみではなく、
総務部や経理部なども契約内容の確認や承認のため契約書を閲覧・使用することがあります。
必要なときに必要な最新の情報を共有できないという事態に陥りがちです。

契約書にはそれぞれ契約書名・締結相手・締結日・更新日・契約期限などが記載されていることと思います。

Agree管理では、契約情報の登録を行うことができます。

契約情報の登録を行うことで、
必要な契約を登録した契約情報キーワードから即時に検索することが可能です。

文書フォルダ管理

契約書の種類や管理部署ごとにフォルダを作成することができます。

同じような事例の契約書を見返しやすくしたり、
日々増えていく契約書を綺麗にまとめることで、より効率的な業務に導きます。

契約リスト作成

契約リストをCSVで書き出す事ができるので、
監査などの際に、即座にリストを作成し提出することができます。
クラウドサービスで契約書を管理することは
契約の更新・解約漏れを防止できたり、より業務を効率に行うことができるなど
様々な作用を生み出します。

ユーザーグループ管理

Agreeを利用するユーザーをグルーピングし、グループ単位で閲覧制限を設けることが可能なので
部外秘の契約書がある場合など、部署ごとに管理システムを分ける必要がなく
社内一元管理で使用することも可能です。

情報共有・アクセス制御・期限の管理など
契約書の管理には様々な注意項目があります。
上記の機能を使うことで、より効率的な管理を行うことが出来ます。
※上記はごく一部の機能です。

契約書の管理を見直す際、
電子管理に移行しよう、自らスキャンするのは非効率だ。

そう思っている方は、ぜひ弊社スキャンマンにお任せください。
弊社スキャンマンは、Agreeとサービス連携を行なっており、紙の契約書を電子化するだけでなく

Agreeへのアップロード・文書情報の編集なども行なっています。

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