溜まっていく領収書の管理、どうしていますか?

溜まっていく領収書の管理、どうしていますか?

どんな人でも1日に1度は触れているであろう紙。
その中でも一番多いのは、領収書ではないでしょうか。
ビジネスにおいて領収書は、証憑(しょうひょう)書類」に当たり、
契約書や請求書などと同じように取引を証明するための重要な書類です。
個人事業主や法人にとっては、とても大切な書類の一つだと思います。
面倒だからと言って、管理を疎かにしていると、
売り上げや経費の証明ができずに困ってしまう......ということにもなりかねません。

電子化での領収書管理を主に、
領収書の管理法について触れて行きたいと思います。

  • 領収書とは
  • 領収書の保存方法
  • 領収書電子化の主なメリット
  • 電子化ならスキャンマンにお任せ

領収書とは

サービスや商品の代金を受け取る際に
金銭を受け取ったことを証明するために発行する書類のことです。
領収書は、証憑書類にあたり、保存の義務があります。
その保存期間は法人と個人事業主とでは異なり、
法人は7年、個人事業主では白色申告の場合は5年。青色申告の場合は7年の保存義務が発生します。

領収書の保存方法

全て決まった大きさではなく、雛形もない領収書はその分保存も大変です。
契約書や請求書とはまた違い、領収書はことあるごとに発生します。
それだけに、整理せず放っておくとすぐに山積みの書類になり大変な思いをした経験はありませんか?

領収書の管理には大きく分けて2種類あると思います。

①ノートに貼るなどして、領収書そのものを保存する。

ノートに貼る場合、月別や費目別で貼り付け、管理している方が多いのではないでしょうか。
ノートに貼ることで、ページをめくるたびにお金の流れが見られるのがとても便利です。
領収書がはがれてしまわないように、糊付けをきちんとすることだけは注意しなくてはなりません。

ノート以外にも、ファイルにまとめて管理したり、
封筒にまとめて管理するなど、様々な領収書そのもの保存の仕方があると思います。

②領収書をスキャンして電子データとして保存する。

領収書は紙の原本を保存するのが原則でしたが、1998年に電子帳簿保存法が施行され、
これまで紙媒体での保存を義務付けられていた領収書が、
電子データ(電磁的記録)で保存できるようになりました。

領収書をデータ化し、クラウド会計ソフトにて管理することで確実に保存ができ、
大量な書類を保管しておくスペースなどの削減も可能です。

※電子データを原本として運用する場合には、いくつかの注意点があります。

領収書電子化の主なメリット

様々なコスト削減

領収書を電子データに置き換えることで、
今まで管理にかかっていた時間や人件費、書類を保管しておくスペースなどの削減が可能です。

領収書の紛失・セキュリティーに強い

データのバックアップが取れるため、万が一書類が紛失してしまった場合も安心です。

クラウド会計ソフトを使用すれば閲覧・編集管理なども可能に。
大事な書類にはパスワードの設定などもでき、安心です。

社内の情報共有をより効率的に

領収書は個人で持っていることが多々あると思います。
全員から集めて、さらに整理して・・・とかなり面倒ですよね。

電子化することによって、出張先や自宅からでもスマートフォンで簡単撮影、共有が可能になります。
例えば、〇〇さん〇月分立替経費というフォルダをクラウド上に作り、その中へまとめて管理すると
仕訳入力も楽になりますし、後から確認したいときに整理されているので、簡単に閲覧・検索できます。

※スマホを使用して電子管理するためには、対応するクラウド会計ソフトが必要になります。

早速電子化を始めたい!
そう思っても、すでに溜まった領収書を見てげんなり・・
そんな方はぜひ、スキャンマンにお任せください!

スキャンマンとは

スキャンマンは、その名の通り様々なものをスキャンをする会社です。
書類・名刺・領収書・契約書…、様々なものをデータ化します。
自分でデータ化した場合、機材を準備する時間や実際にスキャンする作業に膨大な時間がかかりますよね?
スキャンマンにお任せすれば、全て自分の時間に!
空いた時間でより有意義な作業に集中できます。
早くて安くて丁寧に、データ化させていただきます。

スキャンマンについて詳しくはこちら
スキャンマンってなに?-書類のデータ化で管理をスマートに

スキャンマン定期便

スキャンマンのサービスの中でもオススメなのが、スキャンマン定期便サービスです。
お客様のオフィスまでスキャナーを持ち込み、その場でスキャンさせていただきます。

出張・派遣で作業するので、社外に漏れることなく安全にデータ化。

スキャンマン定期便では、お客様にスキャン物の郵送をしていただく手間は一切ありません。

梱包などの手間がないだけでなく、郵送することによる領収書の紛失リスクなどもなくすことができます。

スキャンマン定期便で行うメリット

スキャンマン定期便は、定期的にお客様先にお伺いするサービスです。

例えば週に1回3時間や、週に3回3時間ずつ、はたまたお客様のご要望に合わせた間隔で…

私たちスキャンマンがお客様の元にお伺いいたします。

日々増えていく領収書などを「定期的に」データ化することで、常にペーパーレスなオフィスに。

定期的に伺うので、領収書が発生してからすぐにデータ化を行うことができ

領収書を出し忘れる心配や、個人保持による紛失を削減。

また、スキャンマンは様々なクラウド会計ソフトとの連携を行っております。

お客様が上記クラウド会計ソフトをご利用の場合、

スキャンしたデータをお客様のアカウントへアップロードさせていただくことが可能です。

日々増える領収書を定期的にしっかり管理することで、
売り上げや経費の証明ができずに困ってしまうことや、領収書の二重発行、取得を防ぐことができます。
安全・楽な領収書管理をはじめませんか?

スキャンマン定期便の詳しい情報はこちらから↓
スキャンマン定期便

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