請求書を定期的にスキャンしてデータ化しよう– 請求書管理のわずらわしさ、解決しませんか？

日々仕事をする中で金銭のやり取りが行われる際、
私達は必ず請求書を発行すると思います。

皆さんはどのように請求書の作成をしていますか？
昨今ではクラウド会計ソフトで作成している方が多い中、
ワードやエクセルなどで請求書を作成している方もまだ多いのではないでしょうか。
文書データにて作成をしている方は、
記載ミスや記載不足、データを上書きしてしまったなどの経験はありませんか。

また、請求書は自社で発行したものに関しては保存義務はないものの
受け取った請求書には、保存の期間が所得税法や消費税法、法人税法などの法律で定められています。
その期間は法人であれば7年間、個人事業主の場合は5年と長く、保管に困る方も多いのではないでしょうか。

請求書の電子化を軸に、作成・保管方法をお伝えしていきたいと思います。

請求書で起こるトラブル

まず紙の請求書でおこりうるトラブルとして、
封書で送付することによって起きる紛失や破損。
ファイリングの管理と発送にかかる封筒代や切手代。
保管義務によって起こる、オフィスのひっ迫。

など上記の様に、紙媒体のままでの管理には、大きなリスクとコストがかかります。

電子化のメリットは最大80％のコスト削減

実は、請求書業務のコストの約80%が配送費です。
請求書を文書データに基づいて作成し、印刷、封閉じ、投函。
作成することにさえ時間がかかるのに、作成後にも様々な人的コストがかかってしまうことも
紙媒体での管理には避けられない事象の一つです。

請求書電子化には2パターンある

一概に電子化と言っても、2パターンあることを皆さんご存知ですか？
電子化は、大きく【作成・発行】と【受取・保管】の段階に分けることができます。

【作成・発行】

差し出し手としての電子化
紙媒体の請求書を送付するのに替わり、PDFやクラウド会計ソフトといった電子ファイルで送信する。

【受取・保管】

受け取り手としての電子化
紙で保管するのに変わり、請求書をスキャンした電子ファイルで保管する。

クラウド会計ソフト

昨今では経理を楽にできるクラウド会計ソフトがたくさんあります。
請求書の電子化を進めクラウド会計ソフトを導入することで、
作成から管理まで、一元して行うことができます。
取引先別に分けて管理したり、月別に整理したりしていた請求書も
思うままに簡単ファイリング、必要なときに検索で探し出すことができます。

弊社スキャンマンでは、請求書のスキャニングだけでなく
お客様にあった管理法までお手伝いさせていただきます。

スキャンマンとは

スキャンマンは、その名の通り様々なものをスキャンをする会社です。
書類・名刺・領収書・契約書…、様々なものをデータ化します。
自分でデータ化した場合、機材を準備する時間や実際にスキャンする作業に膨大な時間がかかりますよね？
スキャンマンにお任せすれば、全て自分の時間に！
空いた時間でより有意義な作業に集中できます。
早くて安くて丁寧に、データ化させていただきます。

スキャンマンについて詳しくはこちら
スキャンマンってなに？-書類のデータ化で管理をスマートに

スキャンマン定期便

スキャンマンのサービスの中でもオススメなのが、スキャンマン定期便サービスです。
お客様のオフィスまでスキャナーを持ち込み、その場でスキャンさせていただきます。

出張・派遣で作業するので、社外に漏れることなく安全にデータ化。

スキャンマン定期便では、お客様にスキャン物の郵送をしていただく手間は一切ありません。

梱包などの手間がないだけでなく、郵送することによる請求書の紛失リスクなどもなくすことができます。

スキャンマン定期便で行うメリット

スキャンマン定期便は、定期的にお客様先にお伺いするサービスです。

例えば週に1回3時間や、週に3回3時間ずつ、はたまたお客様のご要望に合わせた間隔で…

私たちスキャンマンがお客様の元にお伺いいたします。

日々増えていく請求書などを「定期的に」データ化することで、常にペーパーレスなオフィスに。

また、スキャンマンは様々なクラウド会計ソフトとの連携を行っております。

お客様が上記クラウド会計ソフトをご利用の場合、

スキャンしたデータをお客様のアカウントへアップロードさせていただきます。
クラウド会計ソフトの導入をお考えの際には、お客様に合わせたご案内も可能です。

日々増える請求書を定期的にしっかり管理することで、
郵送にかけていたコストの削減や保管スペースを有効的に使う事ができます。
請求書の電子化で、新しい働き方を考えてみませんか？

スキャンマン定期便の詳しい情報はこちらから↓