契約書管理のわずらわしさは、解決できます。-スキャンマンで定期的に契約書をデータ化

契約書には、法律で保存期間が定められているものがあります。
みなさんは、どのように契約書を管理していますか？
全ての取引は契約書によって成り立っていると言っても過言では無いほどに
日々さまざまな契約書が発生していることと思います。

よくある契約書管理の問題点を、その解決法と共にお伝えしていきます。

契約書管理の問題

契約書に関わる業務は、大まかに下記に分けられると思います。
①契約書の発生
②処理・伝達
③管理・保存
④破棄

その中でも特に、
①原本の保管場所がひっ迫している
②契約更新日など、各種期限管理が煩雑
③電子契約書と紙での契約書が混在していて管理が面倒
など、管理・保存の部分での悩みが多いのではないでしょうか。

①原本の保管場所がひっ迫している

書き出しでも記載したように、契約書には、法律で保存期間が定められているものがあります。
日々さまざまな契約書が発生する中、紙ベースの契約書保管の場合、
どうしても保管スペースを設けなければなりません。また、管理のためのコストもかかってしまいます。

②契約更新日など、各種期限管理が煩雑

多くの契約書には、契約期間が規定されています。
条件にもよりますが、契約期限が過ぎたら自動的に契約が更新されてしまったり、契約解除となってしまったり。
しかし、全ての契約期限や更新確認期限を手作業で把握するのは、困難でミスも生じます。

③電子契約書と紙での契約書が混在していて管理が面倒

最近では、電子契約書を扱う企業も増えてきました。
電子契約の仕組みを導入しても、紙の契約書がすべてがなくなることはなく
あの契約は電子と紙、どちらで行なったのだっただろうか。
などと困ることはありませんか？

上記の様な契約書のお悩みは、ぜひスキャンマンにお任せください。

スキャンマンとは

スキャンマンは、その名の通り様々なものをスキャンをする会社です。
書類・名刺・領収書・契約書…、様々なものをデータ化します。
自分でデータ化した場合、機材を準備する時間や実際にスキャンする作業に膨大な時間がかかりますよね？
スキャンマンにお任せすれば、全て自分の時間に！
空いた時間でより有意義な作業に集中できます。
早くて安くて丁寧に、データ化させていただきます。

スキャンマンについて詳しくはこちら
スキャンマンってなに？-書類のデータ化で管理をスマートに

お悩みはスキャンマンで解決！

①原本の保管場所がひっ迫している

契約書をデータ化することで、棚、倉庫、キャビネットなどの収納スペースが削減でき
契約書類で圧迫されていた空間をより利便性の高いスペースへ活用できます。
※スキャンした契約書を原本として扱い、元書類を破棄するには、いくつかの注意点があります。

②契約更新日など、各種期限管理が煩雑

契約書をデータ化し、管理ツールなどを使うことで、
契約書の期限や更新日に対して、タイムリーにアラートを出すことができ、期日の見逃しを防ぐことができます。

③電子契約書と紙での契約書が混在していて管理が面倒

紙媒体の契約書もデータ化することで、管理がよりスムーズになります。
電子契約書と紙の契約書を一元化する事で、電子契約書だったか、紙の契約書だったかと迷うことなく
検索機能で瞬時に確認したい契約書を呼び出す事ができます。

月間200万人が利用するビジネスSNSを運営するWantedly様でもご活用いただいております。
Wantedlyの経営管理のシステム＆フローを図解してみた。

スキャンマン定期便

スキャンマンのサービスの中でもオススメなのが、スキャンマン定期便サービスです。
お客様のオフィスまでスキャナーを持ち込み、その場でスキャンさせていただきます。

出張・派遣で作業するので、機密書類も安全にデータ化。
スキャンマン定期便では、お客様にスキャン物の郵送をしていただく手間は一切ありません。
梱包などの手間がないだけでなく、郵送することによる資料の紛失のリスクなどもなくすことができます。
スキャンだけでなく、契約書の製本・郵送作業なども行わせていただきます。

スキャンマン定期便で行うメリット

スキャンマン定期便は、定期的にお客様先にお伺いするサービスです。
例えば週に1回3時間や、週に3回3時間ずつ、はたまたお客様のご要望に合わせた間隔で…
私たちスキャンマンがお客様の元にお伺いいたします。
日々増えていく契約書などを「定期的に」データ化することで、常にペーパーレスなオフィスに。
定期的に伺うので、契約書が発生してからすぐにデータ化を行うことができ
データでの共有や承認、管理を今までよりもより早く・スムーズに行うことができます。

また、スキャンマンは「電子契約サービスAgree」との連携を行っております。
お客様が電子契約サービスAgreeをご利用の場合、
スキャンしたデータをお客様のアカウントへアップロードさせていただくことが可能です。

「電子契約サービスAgree」を使って、パソコン上で閲覧できるだけでなく、
相手方の名前や契約締結日、更新日などのリマインドも。
契約書管理が劇的にラクになります。
締結から管理まで、クラウドで簡単に管理することができます。

電子契約サービスAgreeについての詳細はこちら
GMO 電子契約サービス Agree ｜ 印紙税0円、最短数分で契約締結

より快適に契約書の管理をし、業務効率の向上を目指しませんか？
契約書における問題は、書類をデータ化することで大きく改善することができます。
契約書の管理はとても複雑です。管理方法に関してのご相談でも構いません。
お気軽にお問い合わせくださいませ。

スキャンマン定期便の詳しい情報はこちらから↓