スキャン対象物：契約書
解像度 ：300dpi
カラー設定 ：カラー
クラウド上で契約書を管理することによる業務効率化
派遣で来てくれるという安心感
コミュニケーションコストの削減 BCP対策としての＋αの効果あり
契約書管理について困っていた時
――まずは事業内容についてお聞かせいただいてもよろしいですか？
(岡林)その点に関しては私からお話させていただきますね。
弊社は「人口減少社会において必要とされるインターネット事業を創造し、ニッポンを元気にする」という企業理念に基づき、人口減少に関わる社会課題に取り組む事業を展開しています。まず人口が減少して……
……あ、どのくらい詳しく話せばいいですかね？(笑)
――もう全然気にせず(笑) 詳しくお聞きして、弊社のHPでご紹介させていただきたいと思っております。
(岡林)あ、そうですか(笑) わかりました。ありがとうございます。
まず、人口が減少して労働人口が減っていく上で、女性の社会進出を後押ししたい、そして、女性の社会進出を後押しして共働き世代を支えたいと思っているのですが、その場合に子育て支援が質・量ともに不足しているなという課題が感じられました。
その課題を解決するために、保育士専門の転職支援サービス事業を開始しました。それが「保育士バンク！」です。
これはおよそ毎月3,000名、累計6万名以上が登録している日本最大級の保育士専門の転職支援サービスとなっています。
――こちらのマッチングサービスは保育士さんと保育園とマッチングしているということですか？
(岡林)その通りです。 転職を考えている保育士さんと求人を出している保育園がある。その双方をマッチングさせるサービスですね。
――保育園自体が足りないと言われている中で、そういったお声がけはすごく多いのではないでしょうか？
(岡林)そうですね。それから、保育士さんの転職だけでなく、保育学生さんの就職支援サイトである「保育士就活バンク！」も運営しています。
こちらは、保育学生の方々向けの就職活動応援サイトです。
また、保育関連事業としてはKIDSNA事業があります。
子育てをもっと楽しみたいママやパパを応援する子育て情報メディアの「KIDSNA（キズナ）」、保育園・幼稚園向け業務管理システムの「KIDSNA（キズナ）コネクト」もございます。
最近はじめた「KIDSNA （キズナ）シッター」は、「保育士／幼稚園教諭100%」で構成されたベビーシッターのマッチングサービスとなっております。
潜在保育士・潜在幼稚園教諭にベビーシッターとして働いていただくことで、そういった方々が活躍し続けられる環境作りと、保護者の子育て支援の両立を目指しています。
その他にも、語学力や海外業務経験を活かしたキャリアアップを目指す海外の転職希望者やグローバル人材と、国籍を問わず人材を必要としている日本企業を繋ぐ、外国人向け転職マッチングサービスの「TOMATES（トゥメイツ）」や、住む場所や容量を気にせず子どもの写真や動画を家族間で簡単に共有できる「まごラブ」というアプリの事業も展開しております。
すべて人口減少社会を迎える日本の社会課題に貢献できる事業となっています。
――なるほど、サービス自体は7つありますが、事業の方向は一貫しているのですね。 ちなみに、社員は今何名程いらっしゃるんですか？
(中村)130名以上おります。アルバイト等も含めると8月の時点で130名以上。
2013年10月に設立し、最初は「保育士バンク！」からはじまりました。
(吉田)人材紹介がメインなので営業職が多いですね。
(中村)一番最初は広尾のレンタルオフィスから、次は恵比寿の30~40人入るオフィスに移って、3度目の引越で今の五反田オフィスへ。
当初はオフィスの半分が空いていたのですが、1年で満席になりました。
――大きくなるタイミングは痛みを伴うのでは？ 体制変更の際とか、何か対策してます？
(中村)より働きやすい環境を目指し、福利厚生などは柔軟にアップデートをしています。
――新規事業は結構はやいスパンで出ているのですか？
(吉田)スピード重視して、何かアイデアがあったらまずやってみようというイメージですね。
そういう意思決定は社長をはじめ、全体的にはやいと思います。
――ネクストビート社で働いていていいと思うところはどこですか？
(吉田)部署や役職の垣根なく、一緒にご飯を食べにいったりできるフラットな社風であることです。
(中村)最初のきっかけは、弊社執行役員の高原がスキャンマンさんを知っていて話題にあがったことですね。
「来てくれてスキャンをしてくれる会社がある。スキャンのスピードがすごく早いんだって！」ということで、気になって調べました。
その後コンタクトを取り、スキャンマン代表の杉本さんとお話させていただきました。
契約書管理をするにあたってどういう風に運用したらいいか等ご相談したら、Agreeさんを紹介していただいたんです。
それで「契約書の管理や締結もできるしいいね」となって、Agreeさんと運用方法等の打ち合わせを経て、まずはスキャンから開始していただいたという流れです。
――「書類の管理に困っていた」というのが出発点なんですね。
(中村)そうですね、拠点が結構バラバラで本社に書類が集中しているので、(各拠点から)問い合わせを受けることが多かったんです。
書類が必要な時はその都度PDFにして送っていたので、クラウド上で管理できれば楽だなと思っていました。
※Agreeで管理するために、一度原本の契約書をスキャンしてPDF化する必要がある
※Agree：GMOクラウド株式会社が運営する契約書管理サービス
(中村)相見積は特に取らずに、スキャンマンさんなら会社に来てスキャンしてくれるのでそのまま話を進めようという感じでしたね。
――派遣型というところがポイントだったのですね。
(中村)そうですね。
(吉田)契約書ですと社外に持ち出すのってちょっとハードルが高いですよね。
――そうなんです、持ち出せない書類がある時に呼んでいただくことが多いですね。派遣型でやっている他社さんってあまり知らないというか、ほとんどないんじゃないかと思います。
(吉田)郵送で梱包するにしても、「じゃあ誰がやるの？」とかリソースの問題があって…。 来ていただかない限り結構ハードルが高いんじゃないかと思います。
――「何の箱に入れた？」とか「どうやってチェックするの？」とか大変ですしね。
――スキャンが終わって3ヶ月程経ちますが、原本にアクセスするということはありますか？
(中村)ないですね。古いデータを整理したい時とかは原本を見るのですが、ただ書類を確認したいだけだったらAgreeで検索してます。
(吉田)Agreeだとすぐに見つけられるのでいいですね。
――社内でもAgreeの使い方や機能が浸透されてるのですね。
(吉田)うちは人材紹介の企業なので様々な法人様と契約を結ぶのですが、契約状況や契約内容を営業マンが確認したいという事も多くあります。
今までだと、こちらに個別の問い合わせがきていたのですが、即時で対応ができないことも多く、お互いにジレンマがありました。
今は、営業マンがいつでも自分で確認できるように、Agreeの閲覧権限を付与し、フォルダ分けも行いましたので、基本的に全て自分で確認してもらってます。(笑)
――いらないコミュニケーションというところをカットできているのですね。
(吉田)契約書の内容も「いまどのバージョンだったっけ？」と迷っても履歴がわかるんですよね。
社名で検索をすると古いのも新しいものもでてきて、「あ、いまこれが最新なんだ」というのもわかる。
契約日とかも全部入力できるので、すごく状況がわかりやすくなってるかなと思います。
管理とか契約更新に必要なこととか、フロー全般が改善されたという印象ですね。
――想定していたもの＋αで効果があったのですね。
(吉田)もともとは書類の管理という切り口で導入したのですが、BCP(事業継続計画)対策としてもかなり助かっています。
弊社も4年目で大きくなっているところなので、そういったBCP対策もしていかないと…と考えていました。
災害等何かあった時に紙だけとなるとリスクが高く事業継続にも影響してまいりますので、データ化できて本当によかったと思います。
データ化するというのはどこかのタイミングで必ず必要なので、それがもうこの段階で一気にできたというのは有り難いですね。
――スタッフの印象はいかがでしたか？
(中村)そうですね、印象……はそんなにないんですけど(笑)
対応は丁寧でちょっとしたことでも確認してくださったので、安心して1日任せられたなと思います。
(吉田)何かあったらその場で対応してくれましたよね。
――ありがとうございます。結構コミュニケーションも取らせていただいたかと思います。
(中村)そうですね、確認したいところにだけ付箋を貼ってまとめてくださっていたので、帰り際にまとめて質問を聞いたりできて、その時にいるいらないを確認できました。
――最初のイメージとはかけ離れてたりしましたか？
(中村)あ、かけ離れてはいなかったです全然。(笑)
スキャンのスピードが速いと聞いていたので、1秒で3枚くらいの猛スピードかと思いましたが、丁寧に確実にスキャンしてくださっていました。
ただ、スキャンのスピードに対して、1日の作業の進みが早くて、予定していた日数の半分くらいですべてのスキャンが終わってしまい、さすがだなと思いました！
契約書をデータ化することにより、どこにいても自分で契約書にアクセスできるようになったネクストビート様。
不必要なコミュニケーションコストを減らし、より時間を有効活用できるようになったとのことです。
お時間をいただきありがとうございました。
人口減少社会を迎える日本にとって、ネクストビート様の事業はとても価値のあるサービスだと感じました。