今年一年、たくさんの名刺交換をされた方も多いと思います。
しかし、もらった後の名刺の管理って結構大変ですよね？保管するにも溜まっていくし、捨てるのはなんとなく縁起が悪い。

そんなあなたにおすすめなのが、名刺納め祭。
2019年12月10日〜2019年12月11日にて行われたこのサービス、実際に私が体験してきましたのでご紹介させていただきます！

名刺納め祭は、捨てづらい名刺をEightへスキャンして「奉納」する儀式。
主催するのは名刺管理アプリ「Eight」を運営しているSansan株式会社です。

• 「名刺を捨てるのは相手に失礼」という気持ちからなかなか捨てられずに溜まっている名刺。
• それをまずEightに取り込むことによってデータとして保管します。
• そうしてデータ化した名刺は「奉納」という形で手放して供養する、という流れとなります。

開催時期について

開催場所は、東京都千代田区にある神田明神です。
縁結びの神様である大黒様、商売繁盛の神様である恵比寿様を祀っており、名刺を奉納する上でこれ以上ないほどうってつけの場所と言えるでしょう。
ここで毎年多くのビジネスパーソンが名刺を奉納し、一年の出会いに感謝して新しい年を迎える準備をしています。
まだ行ったことのない方、一度行ったら毎年の風物詩になること間違いなしです！

2015年から始まって今年で4年目になるこのイベント。
2019年の開催時期は2019年12月10日〜12月11日 9:00〜16:00でした。
今年のイベントは終わってしまいましたが、来年も12月の同じ時期に開催する予定です。
「正月事始めの日」にあたる12月13日前後がイベント期間になりやすいですね。

実際に行ってきました

御茶ノ水駅（聖橋口）から徒歩5分、イチョウ並木を抜けた先に神田明神の鳥居が見えてきます。

門前には大きく「名刺納め祭」の文字。
門をくぐると左手に名刺納め祭の受付コーナーがあります。

スマホから事前に申込みした際に送られる申込完了画面を提示し、説明を聞きます。
※申込完了画面を見せるとEightプレミアムクーポンがもらえますよ！
その際、廃棄委託同意書にサインをして受付を済ませます。

名刺取込について

Eightへの名刺取込は期間中いつでも可能です。

今回、会場に設置されているスキャナーは4台ありました。
順番待ちをすることはあるかもしれませんが、100枚以内であればひとりあたり5〜10分もあれば終わります。
そこまで待つことはないと思いますが、時間には余裕を持って行くのがおすすめですね。
また、スキャンの際にはスマホアプリ「Eight scan」をインストールする必要があるので注意してください。
※その場でQRコードを読み込めばすぐにインストール可能です！

祈祷時間

名刺を預けて奉納されていく様子を見届けることができ、無料でご祈祷を受けることができます。

今回のスケジュールは以下の通りです。
事前申込みが必要なので注意してくださいね！

• 12月10日（火）13:00～13:30、15:30～16:00
• 12月11日（水）11:00～11:30、15:30～16:00
  ※各回の受付は、祈祷開始の30分前です。
  ※祈祷が開始された後に途中参加することはできません。

今回の名刺納め祭に参加したことにより、精神的にもとてもスッキリとした気持ちになれました。
名刺を捨てられずに溜めている方、来年はぜひ足を運んでみてくださいね。
ただ、当日大量の名刺をスキャンするのはとても大変。
そのような場合は、事前にスキャンマンの名刺スキャンサービスをご利用ください。
大量の名刺をあらかじめ一気にデータ化しておくことで、当日の動きがかなりスムーズになります。

Eightへの名刺取込はスキャンのプロのスキャンマンへ！

年末のお掃除と一緒に、大量の名刺取込も年末の風物詩になれば幸いです。
一年の出会いに感謝して、2020年をより良い年にしていきましょう。

こんにちは！

11月ももう終わり、すっかり街はクリスマスと年末モードですね。
コンビニや郵便局に立ち寄ると、陳列されてるハガキが目に止まります。

以前のブログ「季節の節目の挨拶「年賀状」-Eight プレミアムのご紹介」で紹介しましたが、年賀状を贈ろうとしている方はそろそろ実際に送付先を整理しなければなりませんね。

今回は、名刺スキャンから宛名データの抽出までの流れについて順を追ってご紹介したいと思います！

Eightプレミアムのおさらい

Eightプレミアムは、月額480円または年額4,800円で名刺情報をもっと有効活用できるサービスです。
提供機能は以下の通りです。 他にも嬉しい機能がたくさんあるので、気になる方は「Eightプレミアムサービス」をご覧くださいね！

• 名刺のおもて面・うら面に記載された全項目をデータ入力
• 最優先でスピーディーにデータ入力
• 名刺データのダウンロード
• お礼メール
• 画像メモ機能
• 連絡先アプリと連携 etc

まずは名刺のデータ化！

スキャンする方法はアプリで1枚ずつセルフで行う方法から、出張サービスまでたくさんあります。
名刺が大量にある場合や時間をかけたくない場合は、スキャンマンと連携しているサービス「出張スキャン」「郵送スキャン」がおすすめです！

ご自分のジョブスタイルにあった方法で、名刺をスキャンしてくださいね！

お申込みは、Eight×スキャンマン郵送プラン (全国対応)またはEight×スキャンマン派遣プラン (東京都23区対象)からお進みください。

データ化したお客様情報を整理しましょう！

Eightでは名刺のデータに「ラベル」「メモ」を付ける機能があります。
登録した名刺の中から年賀状を送りたい相手を選択し、「年賀状」という名前のラベルを付けてみましょう。こうすることで、宛名リストを作る時に作業が楽になります。

データをダウンロードして、宛名づくり！

Eightプレミアムでは、登録した名刺情報のリストをCSV / ContactXML形式で一括ダウンロードができます。

ダウンロードが完了したら、「年賀状」ラベルがついた宛名のみ残るよう加工し、宛名リストの完成です。
※「年賀状」のラベルが付いている場合は、セルに「1」と入っています。ラベルが付いている名刺データを抽出したいときは、[空白セル]のチェックを外してください

ダウンロードの際、ContactXML形式でダウンロードをしておけば、作成した宛名リストを年賀状作成ソフト 「筆王」 「筆まめ」 「宛名職人」 にインポートすることが可能です。
お好みのソフトを選んで、自分ならではの年賀状を作成してみてくださいね！

こんにちは！
前回のブログでクラウドERP freeeについて最後に少しだけ触れましたが、「スキャンマンと連携して便利ってどういう仕組み？」と思った方のために、今回はfreeeの魅力を伝えていきたいと思います！

freeeとは？

バックオフィスを効率化するためのクラウドサービスを提供している会社です。

中小企業を初めとし、「会計freee」「人事労務freee」などたくさんの業務効率化のためのサービスがリリースされています。
他のアプリやサービスと連携することができるので、事務管理全体を楽にしてくれるとても便利なサービスです！

各種クラウドサービスの中では初心者でも分かりやすいつくりとなっており、簿記の知識がない方でも安心してて利用いただけます。

データ化・クラウドサービスのシェア

スキャンマンやfreeeをはじめバックオフィスのサポート・効率化を目的とする会社にとっては、未だに紙媒体のレシートや領有書の管理に手間と労力を割いている企業のお手伝いができればと常々思っております。
書類をデータ化しないデメリットについてはこれまで何度もお伝えしてきておりますが、保管・整理・スペースの確保に余裕がもてれば、バックオフィス業務以外にとどまらず企業全体が良い傾向に向かうので、今後も訴求していけたらいいですね！

freee × スキャンマン

freee × スキャンマン連携では、派遣型スキャン代行サービス「スキャンマン」のスタッフがオフィスに訪問または郵送で、紙媒体のレシートや領収書をスキャンし、「クラウド会計ソフト freee」のファイルボックス（※）へのアップロードを代行します。

これにより、会計ソフトへ手作業で記帳する作業の煩雑さを解消し、更にファイルボックスの自動OCR機能により即時データが反映されるため、帳簿管理の大幅な効率化が可能です。
（※）クラウド会計ソフトfreee内で画像データを保存できる機能です。保存した画像データを実際の取引に結びつけることで、証憑の確認が簡単にできます

料金やお申込みフォームはこちらからご覧ください！

前回のブログでは、軽減税率と絡めて領収書のデータ化をおすすめさせていただきました。
紙のものをデータ化することは、たくさんのメリットがありますよね！
今回は、書類データ化のデメリット・ポイントと、前回の記事で少し触れた各種クラウド経理サービスについて紹介します！

データすることのデメリット

書類の電子化には多くのメリットが存在しますが、デメリットも存在します。
うまい話にはなんとやら〜ではないですが、事前に知っておくべきことなので、ペーパーレス化を始める前に一読ください！

業務のやり方が変わってしまう

ペーパーレス化の導入は、少なからず今までのやり方を変えるということになります。
現場の担当者にとっては、「今までやってきた方法が通じない」ということもあるでしょう。ペーパーレス化を導入する前に「業務がどう変わるのか」を周知徹底しなければいけません。

ITリテラシーに左右される

一概には言えませんが、書類なら直接メモを書いたり、付箋を貼っておくことが出来ますが、電子化すると簡単には出来なくなり、パソコンのモニターやタブレット画面を通じて確認することになります。
画面を見るのに慣れていない方にとってはストレスになるでしょう。社員間のITリテラシーに差があることは仕方のないことですが、業務把握や管理方法に個人差が生じてしまう可能性があります。

システム、ネットワークなどの影響を受ける

どこに居ても必要な情報を取得ができ、資料が劣化しないという大きなメリットがある一方で、システムダウンやネットワークエラーなどのトラブルが発生した場合、情報の取得や保存が一時的にできなくなる恐れがあります。
ITトラブルによる影響を受けやすいため、安定したシステム環境や万が一のときの対処ができる専門的な知識が必要になります。

ペーパーレス化を導入するときのポイント

上記を踏まえて、きちんと抑えるべき点を踏まえてペーパーレス化を始めましょう！
覚えておくと運用しやすい点を以下にまとめました！

管理方法や運用をルール化する

メリットがたくさんのデータ管理ですが、紙と同様、一元管理をするにはルールが必要です。
具体的には、ファイル名・形式・保存場所・メモやタグの付け方などが挙げられます。「この書類はこのファイル」と同様に「このデータはこのフォルダ」等決めておくなど整理整頓し、他の人が検索しやすくなり保管できるようにしましょう。

バックアップをきちんととる

ハードディスクに保存されたデータは、ハードディスクが壊れるとすべて消えてしまう恐れがあります。
データは簡単にコピーできるため、重要な書類は必ずバックアップをとっておきましょう。その際、災害時に備えて社内ではなく社外に保存しておくと安心です。
参照：いざというときに備え、その書類データ化しませんか？

浸透には長期戦で臨む

長年かかわってきた紙書類がデータ化することに対し、抵抗やストレスを感じる方も社内には必ずいます。 また、契約書類については社内間だけではなく取引先の事情や、電子化するためのシステム導入などを考慮すると、ペーパーレス化の浸透には長期的に考える必要があるでしょう。

更にスマートに使いこなそう！クラウド経理サービス

簡単に「自動化」と言っても、データ入力やフォーマット作成など人的作業はたくさんあります。
さらに業務を効率化するため、クラウド経理サービスとの連携はいかがでしょうか？

クラウド会計ソフトのメリット

• 経理初心者でも始めやすい！
  • 経理について学んだことがない人・実務経験がない人でも、分かりやすく入力できる仕組みになっています。

• 銀行口座やカード明細は自動連携できる！
  • ネットバンキング対応の銀行口座の入出金明細や、クレジットカード明細を自動で取得できるので、会計業務に関する作業量を減らすことができます。

• 常に最新のソフトを利用できる！
  • パソコンにインストールして使うソフトと違い、ブラウザ経由でサービスにアクセスするので、利用するのは常に最新のシステムです。 ソフトが更新するたびに再インストールする必要もなく、パソコンを買い替えてもすぐに利用できます。

マネーフォワードクラウドでは、会計処理全般から確定申告、請求書作成、経費精算、給与計算、マイナンバーの収集などにかかる作業をすべてクラウド上で完結させることができます。
※マネーフォワードクラウドの公式サイトはこちら

更にクラウドERP freeeなら、スキャンマンと連携してアップロードすることも可能です！
※freeeの公式サイトはこちら

この機会に、スキャンマンで書類をデータ化し、ERP freeeと連携してバックオフィスを変革していきましょう！